Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

SIS ANALYTICS S.A.S. es la responsable de los datos personales que recolecta para su propia operación, y estos son sus datos de contacto:

En adelante, SIS ANALYTICS S.A.S. se denominará «SIS».

2. Objeto, alcance y marco legal

Esta política fija cómo SIS recolecta, almacena, usa, circula y suprime los datos personales que trata, y cómo los titulares pueden ejercer sus derechos. Se aplica a todas las bases de datos, físicas o digitales, que SIS administre como responsable. Obliga a sus accionistas, administradores, colaboradores y contratistas.

También se aplica, en lo pertinente, cuando SIS actúa como encargado y trata datos por cuenta de sus clientes (sección 6).

Marco legal. Artículo 15 de la Constitución Política, Ley Estatutaria 1581 de 2012, Capítulos 25 y 26 del Título 2, Parte 2, Libro 2 del Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Definiciones. Se usan con el sentido que les da la Ley 1581 de 2012:

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
• Encargado: quien trata datos personales por cuenta del responsable.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento.
• Aviso de privacidad: comunicación que informa al titular sobre la existencia de esta política y la forma de acceder a ella.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que a su vez es responsable, dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.

3. Principios

SIS aplica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 en todo tratamiento:

• Legalidad: el tratamiento se sujeta a la ley.
• Finalidad: solo se usan los datos para fines legítimos informados al titular.
• Libertad: se tratan con autorización previa, expresa e informada, salvo excepción legal.
• Veracidad o calidad: los datos deben ser veraces, completos, exactos y actualizados.
• Transparencia: el titular puede saber en cualquier momento qué datos suyos tiene SIS.
• Acceso y circulación restringida: solo acceden las personas autorizadas y los datos no se publican en internet salvo que el acceso esté controlado.
• Seguridad: se aplican medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar pérdida, consulta o uso no autorizado.
• Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento guardan reserva, incluso después de terminar su relación con SIS.

Además, SIS recolecta solo los datos necesarios para cada finalidad y los conserva solo mientras la finalidad lo exija.

4. Datos que tratamos y finalidades

SIS trata datos de identificación y contacto de seis grupos de titulares, cada uno con finalidades propias:

Finalidades comunes a todos los grupos. Cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridades, atender consultas y reclamos, prevenir fraudes, y proteger los sistemas de información de SIS.

Mensajes comerciales. SIS solo envía información comercial a quien lo haya aceptado. El titular puede pedir en cualquier momento que no le escriban más, respondiendo el mensaje o escribiendo a contacto@sisanalytics.co.

Vencido el plazo de conservación, SIS suprime los datos o los anonimiza de forma que no se puedan asociar a una persona.

5. Datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes

SIS no busca recolectar datos sensibles ni datos de menores de edad en su operación propia.

Datos sensibles. Solo se tratan cuando la ley lo exige o lo permite, por ejemplo la afiliación a seguridad social o una incapacidad médica de un colaborador. En esos casos SIS:

• Pide autorización explícita e informa qué datos son sensibles.
• Informa que el titular no está obligado a autorizar su tratamiento ni a responder preguntas sobre ellos.
• Limita el acceso a quien lo necesite para cumplir la finalidad.

Niños, niñas y adolescentes. Los servicios y el sitio de SIS están dirigidos a empresas y adultos. Si SIS llega a tratar datos de un menor, por ejemplo el beneficiario de un colaborador, lo hará solo con autorización de su representante legal, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales.

6. SIS como encargado: datos de nuestros clientes

En los proyectos de analítica, ingeniería de datos e inteligencia de negocios, el cliente es el responsable de sus bases de datos y SIS actúa como su encargado. Esto significa que SIS trata esos datos solo por cuenta del cliente y según sus instrucciones.

En ese rol, SIS se compromete a:

1. Tratar los datos solo para ejecutar el contrato y las finalidades que el cliente haya autorizado a sus titulares. SIS no los usa para fines propios.
2. Firmar con el cliente un contrato o cláusula de transmisión de datos personales, que fije el alcance del tratamiento, las actividades de SIS y sus obligaciones (artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015).
3. Trabajar preferentemente dentro de la infraestructura del cliente (por ejemplo, su suscripción de nube), con cuentas nominales y autenticación de dos factores.
4. Dar acceso solo a los integrantes de SIS asignados al proyecto, quienes firman compromisos de confidencialidad.
5. Usar datos ficticios, anonimizados o seudonimizados en desarrollo y pruebas siempre que sea posible, y no copiar datos personales del cliente a equipos o cuentas personales.
6. Informar al cliente sin demora cualquier incidente de seguridad que afecte sus datos, para que este cumpla su deber de reportarlo a la SIC.
7. Trasladar al cliente, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, cualquier consulta o reclamo de un titular que llegue a SIS sobre esos datos.
8. Al terminar el contrato, devolver o eliminar los datos y las credenciales, según indique el cliente, y retirar los accesos de SIS.

SIS no responde por la legalidad de la recolección que hizo el cliente ni por las autorizaciones que este obtuvo de sus titulares. Esa responsabilidad es del cliente como responsable del tratamiento.

7. Autorización del titular

SIS pide la autorización del titular a más tardar al momento de recolectar sus datos, y guarda prueba de ella.

Cómo se otorga. Por escrito, por medios electrónicos (por ejemplo, la casilla del formulario web o un correo), de forma verbal grabada o mediante conductas inequívocas que permitan concluir que el titular aceptó. El silencio nunca se entiende como autorización.

Qué se informa al pedirla. El tratamiento y su finalidad, si las preguntas sobre datos sensibles o de menores son facultativas, los derechos del titular y los canales de SIS para ejercerlos.

Cuándo no se requiere. En los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012: información pedida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones o por orden judicial, datos de naturaleza pública, urgencias médicas o sanitarias, tratamientos autorizados por la ley con fines históricos, estadísticos o científicos, y datos del registro civil.

Revocatoria. El titular puede revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos en cualquier momento, siguiendo el procedimiento de la sección 9. No procede cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

8. Derechos de los titulares y deberes de SIS

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos, incluso cuando sean parciales, inexactos, incompletos o induzcan a error.
2. Pedir prueba de la autorización que otorgó, salvo cuando la ley no la exige.
3. Ser informado, previa solicitud, del uso que SIS ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante SIS.
5. Revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales.
6. Acceder gratis a sus datos, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que esta política cambie de forma sustancial.

Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien actúe por estipulación a su favor, acreditando su identidad o calidad.

Deberes de SIS. Como responsable, SIS cumple los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012. En especial: garantizar al titular el ejercicio de sus derechos, conservar prueba de la autorización, informar la finalidad, mantener la información segura y actualizada, tramitar consultas y reclamos en los plazos de ley, informar a la SIC los incidentes de seguridad y atender sus requerimientos.

9. Atención de consultas y reclamos

La Gerencia de SIS es el área responsable de la protección de datos personales y atiende todas las solicitudes de los titulares.

Canales. Correo contacto@sisanalytics.co con el asunto «Datos personales», o comunicación escrita a la dirección de la sección 1. El titular también puede usar el mismo medio por el que entregó sus datos; SIS dejará constancia de la recepción.

Qué debe incluir la solicitud. Nombre y documento de identidad del titular, lo que pide, la dirección o correo para responderle y los documentos que quiera hacer valer. Si actúa un tercero, debe adjuntar el poder o la prueba de su calidad.

Reglas para los reclamos (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012):

1. Si el reclamo está incompleto, SIS pedirá al interesado corregirlo dentro de los 5 días siguientes a su recepción. Si pasan 2 meses sin respuesta, se entiende que desistió.
2. Si SIS no es competente para resolverlo, lo trasladará a quien corresponda en máximo 2 días hábiles e informará al interesado.
3. Recibido el reclamo completo, SIS marcará el dato con la leyenda «reclamo en trámite» y su motivo en máximo 2 días hábiles, hasta que se decida.

Queja ante la SIC. Agotado el trámite ante SIS, el titular puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. Transmisión internacional, seguridad y vigencia

Proveedores tecnológicos. SIS usa servicios de nube, correo, alojamiento web y mensajería, como Microsoft Azure y Hostinger, cuyos servidores pueden estar fuera de Colombia. Esos proveedores actúan como encargados de SIS y la relación se rige por sus términos de tratamiento de datos. SIS prefiere proveedores en países que la SIC considera con nivel adecuado de protección, como Estados Unidos y los miembros de la Unión Europea.

Transferencias. SIS no vende ni cede datos personales. Solo los entrega a terceros cuando la ley lo exige, por orden de autoridad, o con autorización del titular.

Medidas de seguridad. SIS aplica, como mínimo:

• Cuentas nominales con autenticación de dos factores en correo, nube y repositorios de código.
• Acceso solo a quien lo necesita para su función, y retiro de accesos cuando termina la relación.
• Almacenamiento en servicios con cifrado y copias de respaldo; no en memorias USB ni en cuentas personales.
• Compromisos de confidencialidad firmados por accionistas, colaboradores y contratistas.
• Registro y atención de incidentes de seguridad, y reporte a la SIC cuando corresponda.

Vigencia. Esta política rige desde 1 de noviembre de 2026. Las bases de datos estarán vigentes mientras se cumplan las finalidades de la sección 4 y los plazos de conservación allí indicados. Cualquier cambio sustancial se publicará en sisanalytics.co y se informará a los titulares antes de aplicarlo.